Artist Booking Terms & Conditions
Booking Terms (English)
These are our standard artist booking terms and conditions between (the "Club / Contractor / Organizer") and Haiti Groove Production Group ("Agency"). You are required to sign and return a copy of the Contract in order to book Haiti Groove Production Group Artists. The word "TBA" means "To Be Announced", as every artist has individual requirements and this must be dealed separately for every contract.
The contract parties make the following agreement:
§ 1 Object of Agreement
1. The contractor / organizer binds the artist to following performance:
Date: TBA
Club/Event/Location: TBA
Contact Details: TBA
2. The artist agrees to perform as DJ as part of this event for a maximum of "TBA" hours (Starting not after 03:00 am)
§ 2 Remuneration /Assumption of Costs
1. The club / contractor / organizer agrees to remunerate the artist for his performance with a payment in the following amount.
Artist / DJ Fee: "TBA"
2. The club / contract partner / organizer agrees to remuerate the agency for their booking services with a payment in the following amount. The agency has the right & permission to charge this money directly from the club / contractor / organizer. The agency fee is earned and due on signature of the contract.
Agency Comission Fee: "TBA"
In addition, the following costs will be assumed by the organizer.
3. The contractor / organizer has to pay for the transportation costs of the artist as follows:
"TBA"
Reimbursement of the costs for the above mentioned travel costs of the artist upon receipt of the relevant supporting documents and the invoices by the agency or artist.
The contractor / organizer will book and pay for above mentioned travel costs according to previous arrangements made with the agency. Flights must be approved by the agency / artist before. If this is not the case and there will be booked any non approved flights, then the artist and the agency have the right to cancel the performance. All payments are non refundable.
The contractor / organizer will pay a flat-rate for travel costs in the amount of € .............. to the agency.
The contractor / organizer hereby agrees to provide for the Artist a driver (in sober and good condition) for any necessary collections and deliveries between (airport – train station – hotel – restaurant – event location). The vehicle must be spacious and of good quality. Otherwise the Artist can decide to take a cab and the contractor / organizer has to pay the occurred taxi costs upon receipt of the relevant supporting documents. The driver should be English speaking and with a valid driving licence. If the Artist misses a flight/train and the next gig because of the fault of the driver, the Artist gets paid for another flight/train and the missed gig by the contractor / organizer. The Artiste can take a hotel of his own choice and the contractor / organizer has to pay the occurred hotel costs.
All supporting documents to get a valid working permit or visa (like official invitation or hotel voucher) must be delivered in time by the contractor / organizer. The costs for the working permit (visa) must be covered by the contractor / organizer as well. If the Artist cannot perform due to such missing documents, the contractor / organizer is obligated to recompense for proven damages to a maximal value of the compensation according to § 2 of this contract.
4. The organizer will assume the artist's accommodation costs as follows:
The organizer will book and pay for the hotel costs of "TBA" rooms in a first class hotel (4-5 star) (standard) equipped with a king size bed, bathtub or shower/water closet / Telephone/ TV / mini bar / room service / internet connection INCLUDING BREAKFAST, LATE CHECK OUT
The choice of hotel will be made by amiable arrangement with the artist or the agency.
5. Artists' costs for Telephone, mini bar, pay TV etc. will be assumed by the artist.
6. The organizer will assume all costs for advertising for the event as is common practice in this domain.
The designation of the artist in advertisements will appear exclusively as follows.
"TBA"
The Haiti Groove agency logo or the addition www.haitigroove.com will also appear near the artist's designation on advertising materials. All artwork must be sent to Agency (booking@haitigroove.com) before printing / Appearing and allow agency three (3) days to review artwork with artist. Organizers will only utilize authorized PR photos of artists without exception. The use of promotional material for the artist and/or the event in any is strictly forbidden at any point before the contract has been signed. We reserve the right to CANCEL the performance if the artwork has been not approved by the artist or agency before or if any unauthorized material has been used. All payments are non refundable.
7.Costs for catering / warm meals on the evening of the event.
The following must be provided by the organizer:
A sufficient amount of drinks (alcoholic and non alcoholic) for the length of the event for the artist and his /her accompaniment (see detail) + a warm meal for the artist(s) and his tour manager before the event in a restaurant or alternatively the artist(s) + tourmanager can order food from hotel roomservice or eat in the hotel restaurant on charge of the club / contractor / organizer
"TBA"
§ 3 Payment due date and Taxation
The total remuneration to be paid by the club / organizer / contract partner according §2 as enumerated above are due as follows:
1. A preliminary payment in the amount of 50% of the dj fee is payable to the artist or to our neutral money collection account directly on signing of the releveant contract, after receiving the invoice.
The remaining amount of the dj fee in the amount of 50% is payable to the artist or to our neutral money collection account latest 1 (one) week before the event. (arriving on the account).
or
The remaining amount of dj fee in the amount of 50% of the total price will be paid to the artist in cash on the event before the performance. Cheques will not be accepted as a method of payment.
2. Agency Comission Fee is payable in full, directly after the signing of the relevant contract and receiving the invoice.
3. Travel Costs, and possible Visa Costs are payable in full, directly after the signing of the relevant contract and receiving the invoice.IN case the artist has multiple shows by different organizers, it is agreed to share (divide) the relevant total costs for travel and visa between all organizers / venues / clubs.
4. Artist taxes: The club / contractor / organizer is responsible to pay for all kind of artist taxes to the tax authorization. Haiti Groove can not be held liable for any missing artist tax payments.
All compensation and costs must be paid within the required time and the rest fee before the artist's performance. Otherwise, the artist or the agency can cancel the performance at any time and charge all costs IN FULL.
Bank Details (Neutrale Money Collection Account):
"TBA"
§ 4 Equipment and Wardrobe Security:
1. The technical equipment required by the artist for the performance as agreed upon with the agency will be provided by the contractor / organizer at his/her cost as follows:
"TBA"
Take notice that a failure to provide this equipement may result in a delay or cancellation of the performance by the artist
2. A wardrobe of sufficient size for at least 2 (two) persons (artists/crew) will be required.
The wardrobe must be clean, well heated and lockable.
3. The contractor / organizer guarantees the security of the artist and his accompaniment or support personnel for the length of the event. The organizer agrees to ensure that the sound storage medium and other equipment that have been brought by the artist can be stored in a lockable room during the event. In case of theft or other damages, the organizer is fully liable to the artist irrespective of who is to blame. See also the terms under § 6 / section 6 of the contract.
§ 5 Compensation for Damages
1. In case of circumstances beyond one's control, including measures taken by the authorities, strikes, technical difficulties, power outages or delays due to public transport as well as all other conditions over which the artist has no control that make availability of the artists or of his/her technical equipement impossible or excessively difficult and are not the cause of either the artist nor the organizer, the artists are absolved of their contractual obligations. Claims of any kind against the artist can not be made as a result. In this case the impeded artist is no longer obligated to perform nor is the organizer required to compensate him with the proportionate compensation according to § 2 of this contract. But The agency comission fee is non refundable. The agency fee is earned and due on signature of the contract. If due to circumstances beyond one's control, the artist was unable to use his/her flight/train ticket and the ticket was noncancelable, the agency or artist will be absolved of damage claims any kind made by the organizer. If wished the artist agrees to a compensation show to the same conditions under the existing contract. In case of a replacement show, the club / organizer agrees to pay for the new travel, hotel accommodation and catering of the artist(s).
2. If an artist is impeded by illness, he is to notify the organizer immediately and to provide proof of his condition with a doctor's certificate if requested by the contractor / organizer. In the case, the impeded artist is no longer obligated to perform and the organize is not longer obligated to compensate the artist & agency according to § 2 of this contract. Travel costs (flights etc.), are non refundable. If wished the artist agrees to a compensation show to the same conditions under the existing contract. In case of a replacement show, the club / organizer agrees to pay for the new travel, hotel accommodation and catering of the artist(s).
3. Should the performance be cancelled at fault of the artist, he or she is obligated to recompense for proven damages to a maximal value of the compensation according to § 2 of this contract. The aforementioned is not applicable if the contractor / organizer is notified of the cancellation of the performance minimum of 56 days (8 Weeks) before the event date. But All deposits / expenses according to § 2 of this contract will be returned to the club / organizer.
4. Should the performance not be carried through as planned – either fully or in part and independent of the cause of cancellation – the contractor / organizer will send written notification of this to the agency immediately at the above mentioned fax number. Should written cancellation be received up to 56 days (8 weeks) before the event date, the contract will be considered as amiably annulled. After these 56 days and up to 42 days (6 weeks) before the event date, the organizer will pay a cancellation compensation in the amount of 50 % of the enumerated remuneration and costs as detailed in § 2. After these 42 days the organizer will pay compensation for loss in the amount of 100 % (one hundred percent) of the agreed upon fee. But Independent of the time of cancellation, The agency comission fee is non refundable. The agency fee is earned and due on signature of the contract. In addition to the accrued cancellation fees, the organizer will be responsible for flight tickets, hotel booking and other expenses
Expenses saved by the artist will be deducted. Further damage claims remain thereby unaffected. The amount of compensation for loss of profits will be set off by such damages.
5. In the event that the Artiste is unable to fulfill their obligation due the scheduling of promotional television or radio appearances, the artist or agency has to notify the organizer immediately up to 14 days before the event date. In this case, the impeded artist is no longer obligated to perform and the organizer is not longer obligated to compensate the artist & agency according to § 2 of this contract. Travel costs (flights etc.), are non refundable. If wished the artist agrees to a compensation show to the same conditions under the existing contract. In case of a replacement show, the club / organizer agrees to pay for the new travel, hotel accommodation and catering of the artist(s).
§ 6 Miscellaneous
1. The artist + agency will ensure that artists will not perform for any other organizer at the city of the event (+50km) within the 28 preceding days or 21 following days after the date of the event according to this contract.
2. The contractor / organizer agrees to direct additional offers and agreements for the current or future bookings exclusively to the agency and not to the artist.
3. The contractor / organizer agrees to give sufficient notice should the event concept or line-up change in any way.
4. The artistic composition of the performance remains the exclusive right of the artist. Recordings of any kind (video or audio recordings) require the explicit approval of the artist. The artist himself or the artist crew are authorized to film the artists performance and have the rights to use all footage from this event for their own exploitation (Youtube etc.) The organizer is responsible to inform the event visitors about filming . If someone has a problem to be a part on a recorded movie, the person has to inform immediately the crew behind the artist and the material will not be used.
5. All licensing requirements for the event will be the responsibility of the organizer including regulations for statutory holidays etc. This also includes licensing requirements as regulated by the society for musical performing and mechanical reproduction rights responsible for copy-right (in Germany GEMA).
6. The contractor / organizer will take out the required insurance for the event, specifically a liability insurance policy that covers personal and material damages. From the beginning of the set up for the event until the end of disassembly, the organizer is fully liable for all possible damages even those caused by third parties – to all things brought by the artist, especially sound storage mediums that the artist has brought etc. The organizer exempts the agency as well as the artist from any liability.
7. The contractor / organizer will arrange the event in his/her own name, on his/her account and at his/her own expense. Payment of possible taxes and other charges rests the responsibility of the organizer (for example, social artist taxes) as does the payment of fees to the society for musical performing and mechanical reproduction rights for the die performance of works protected by copy right (in Germany, the GEMA). Contractor / organizer hereby agrees that the contracted fees (Artist Fee, Agency Fee, Flight Costs, Hotel Accomodation, Visa Costs) should be free of any taxes. The contractor / organizer is responsible for the registration of the even and that all payments made to the artist will be registered at their financial tax authorization.
8. German law is applicable for this contractual relationship. Amendments and additions to this contract must be made in writing in order to be valid. Any amendments and changes in writing cannot be waived orally or by implication. The place of fulfillment is the event location. The venue – as permitted by law – is the respective principle office of the agency. Should individual terms of this contract be invalid, the rest of the contract will nevertheless remain valid. In this case, the contract parties will replace the invalid terms with valid terms corresponding to the overall purpose of the contract.
9. The Artiste shall have the exclusive right but not the obligation to sell souvenirs, posters, shirts, CDs and all other merchandise, directly pertaining to and/or bearing the likeness of the Artiste at the engagement, and to retain all monies received from the sales thereof.
10. The contractor / organizer hereby agrees to provide for the Artiste a guest list of a minimum of 10 persons. (wit free entry)
11. The contractor / organizer agrees to keep confidential the agreed upon amount of remuneration as enumerated within this contract, as well as other contents of the contract.
12. A copy of the contract as signed/counter-signed by the contractor / organizer and is to be sent immediately to the agency by fax, e-mail, or post. Otherwise the agency can refuse or cancel the contract at any time.
§ 7 Hospitality & Technical Rider
1. The club / organizer / contractor confirms that he read and understood as well all details / requirements mentioned in the ("Hospitality & Technical Rider") concerning more detailled information about hospitality and technical requirements from the artist. Take notice that a failure to provide these requirements may result in a cancellation of the performance by the artist.
The contract parties consent to the details of this contract in regards to a possible collarboration of an artist booking.
Booking Terms (German)
Dies sind die Standard Booking Konditionen zwischen (dem "Club / Vertragspartner / Veranstalter") und Haiti Groove Production Group ("Agentur"). Es ist zwingend ein mündlicher oder schriftlicher Vertragsabchluss notwendig um einen Künstler der Haiti Groove Production Group zu buchen.
Die Angabe TBA steht für "To Be Announced" und muss somit noch separat verhandelt werden.
Die Vertragspartner treffen folgende Vereinbarung:
§ 1 Vertragsgegenstand
1. Der Club / Vertragspartner / Veranstalter verpflichtet den Künstler zu folgendem Auftritt:
Datum: "TBA"
Club/Event/Location: "TBA"
Kontaktdaten: "TBA"
2. Künstler verpflichtet sich, im Rahmen dieser Veranstaltung einen konzertmäßigen Auftritt als DJ mit einer maximalen Länge von 2-3 Stunden zu erbringen (Auftrittsbeginn nicht nach 03:00 Uhr nachts)
§ 2 Vergütung / Kostenübernahme
1. Der Club / Vetragspartner / Veranstalter verpflichtet sich für die von Künstler zu erbringende Darbietungen eine Künstlergage,wie folgt zu bezahlen:
Künstlergage: "TBA"
2.Der Club / Vertragspartner / Veranstalter verpflichtet sicher ferner für die von der Agentur erbrachte Vermittlungsleistung an die Agentur eine Agenturprovision in folgender Höhe zu bezahlen. Die Agentur erwirbt damit das Recht, die Zahlung der Vermittlungsprovision direkt vom Club / Vertragspartner / Veranstalter zu fordern:
Agenturprovision: "TBA"
Außerdem werden folgende Kosten vom Club / Vetragspartner übernommen:
3. Club / Vetragspartner trägt die Kosten der An- und Abreise von Künstler wie folgt:
"TBA"
Erstattung für obenstehende Reisekosten des Künstlers gegen Rechnungsstellung durch Agentur od. Künstler direkt.
Der Club / Vetragspartner bucht und zahlt für obenstehende Reisekosten nach vorheriger Absprache mit Agentur selbst. Flugverbindungen müssen von Agentur / Künstler vorher geprüft und freigeben werden. Ist das nicht der Fall und es werden willkürlich Flüge gebucht, haben Agentur / Künstler das Recht den Auftritt abzusagen. Alle vertraglich fixierten Zahlungen bleiben hiervon unberührt.
Der Club / Vetragspartner zahlt für obenstehende Anreise eine Reisekostenpauschale von € .............. (zzgl. 19% MwSt.) an die Agentur.
Der Club/Vertragspartner erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden für den Künstler einen nüchternen Fahrer, ein sauberes und funktionstüchtiges Fahrzeug bereitzustellen für alle notwendigen Transporte am Auftrittsort (Flughafen – Bahnhof – Hotel – Restaurant – Club). Andernfalls hat der Künstler das Recht sich ein Taxi kommen zu lassen, das der Vertragspartner nach Vorlage der Belege zu bezahlen hat. Der Fahrer muss der deutschen Sprache mächtig sein und eine gültige Fahrerlaubnis besitzen. Sollte der Künstler aufgrund von Verschulden des Fahrers seinen Anschlussflug zum nächsten Auftritt verpassen, so muss der Club / Vertragspartner einen Ersatzflug oder ein Bahnticket bezahlen und für die vorübergehende Unterkunft des Künstlers in einem Hotel Sorge tragen und bezahlen. Falls der Künstler durch den verpassten Anschlussflug keine andere Möglichkeit mehr hat zu seinem nächsten Auftritt zu gelangen, so ist der Club / Vertragspartner dazu verpflichtet für die dadurch ausgefallene Gage in voller Höhe aufzukommen.
4. Der Club / Vetragspartner trägt die Kosten der Übernachtung des Künstlers wie folgt:
Der Club / Vetragspartner bucht und zahlt das Hotel für "TBA" Doppelzimmer in einem First-Class-Hotel (4-5 Sterne) ausgestattet mit King-Size-Bed, Badewanne od DU / WC / Telefon / Satelliten TV / Minibar / Roomservice / Internetverbindung. INKLUSIVE FRÜHSTÜCK und LATE CHECK OUT am Abreisetag.
Die Auswahl des Hotels erfolgt in einvernehmlicher Absprache mit Künstlern bzw. Agentur.
5. Kosten von Künstlern für Telefon, Minibar, Pay TV etc. übernimmt der Künstler selbst.
6. Der Club / Vetragspartner wird im übrigen in branchenüblicher Weise und auf eigene Kosten für die Konzertveranstaltung werben. Die Bezeichnung des Künstlers in der Werbung erfolgt ausschließlich wie folgt:
"TBA"
Das Logo von Agentur Haiti Groove oder der Zusatz www.haitigroove.com sind ebenso in der Nähe der Bezeichnung von Künstler in die Werbemittel einzubinden. Sämtliche Layouts von Flyern, Plakaten, sowei Werbung im Internet sind vorab der Agentur (booking@haitigroove.com) zur vorherigen Freigabe durch die Künstler vorzulegen. Die Agentur od der Künstler haben 3 Tage Zeit das Artwork zu prüfen. Der Club / Vetragspartner darf grundsätzlich nur autorisierte PR – Fotos von Künstlern verwenden. Die Veranstaltung darf vor Unterschrift des Vertrages nicht beworben werden !! Bei Verwendung von nicht autorisiertem Pressematerial und ohne vorheriger Freigabe, behalten sich Künstler und Agentur das Recht vor den Auftritt abzusagen. Alle vertraglich fixierten Zahlungen bleiben hiervon unberührt.
7. Kosten für Catering / warme Mahlzeiten am Abend der Veranstaltung
Folgendes muss vom Club / Vetragspartner bereitgestellt werden:
Ausreichend alkoholische und nichtalkoholische Getränke während der Veranstaltung (siehe Details)) und ein warmes Essen vor der Veranstaltung für den / die Künstler + eine Begleitperson in einem Restaurant. Alternativ kann der / die Künstler + eine Begleitperson den Hotel Roomservice oder das Hotelrestaurant in Anspruch nehmen und die Kosten hierfür sind vom Club / Veranstalter / Vertragspartner zu tragen.
"TBA"
§ 3 Fälligkeit und Besteuerung
Die vom Club / Vertragspartner zu bezahlende Gesamtvergütung sowie die vom Veranstalter zu übernehmenden Kosten gemäß vorstehendem §2 sind wie folgt fällig:
1.Eine Vorauszahlung der Künstlergage in Höhe von 50 % ist zahlbar direkt an den Künstler oder an das Treuhandkonto und unmittelbar nach Unterzeichnung vorliegenden Vertrages nach Rechnungsstellung.
Die Restgage in Höhe von 50 % ist zahlbar direkt an den Künstler oder an das Treuhandkonto bis spätestens 1 (i.W.: eine) Woche vor der Veranstaltung auf Konto eingehend.
oder
Die Restgage in Höhe von 50 % wird unmittelbar vor Beginn der Veranstaltung direkt an den Künstler in bar ausgezahlt. Schecks werden als Zahlungsmittel nicht akzeptiert.
2. Agenturprovision ist in voller Höhe zahlbar, direkt und unmittelbar nach Unterzeichnung vorliegenden Vertrages nach Rechnungsstellung.
3. Reisekosten und mögliche Visa Kosten sind in voller Höhe zahlbar, direkt und unmittelbar nach Unterzeichnung vorliegenden Vertrages nach Rechnungsstellung.
Im Falle von mehreren Auftritten des Künstlers mit unterschiedlichen Veranstaltern, werden die gesamten anfallenden Kosten für Reise und Visa anteilig zwischen den Veranstaltern aufgeteilt.
4. Ausländersteuer / Künstlersteuer: Der Club / Vetragspartner / Veranstalter verpflichtet sich die fällige Ausländersteuer auf die Gage der Künstler mit seinem zuständigen Finanzamt abzurechnen. Haiti Groove wird von sämtlichen Zahlungen und Forderungen des Finanzamtes frei gestellt.
Sämtliche Vergütungen und Kosten müssen innerhalb der vereinbarten Fristen bezahlt worden sein, bzw. die Restgage unmittelbar vor Auftritt des Künstlers, ansonsten können die Künstler od. Agentur den Auftritt jederzeit absagen und sämtliche Kosten VOLL berechnen.
Bankdaten (Treuhandkonto):
"TBA"
§ 4 Ausstattung, Gaderobe und Sicherheit
1. Die nach Abstimmung mit Agentur erforderliche Technik für die Darbietungen von Künstler wird von dem Club / Vertragspartner auf seine Kosten gestellt, und zwar wie folgt:
"TBA"
Versäumnisse bei der Bereitstellung dieser Technik können zu einer Verspätung oder kompletten Absage der Veranstaltung von seiten des Künstlers führen.
2. Es wird eine Garderobe benötigt, die mindestens ausreichend ist für 2 (zwei) Personen (Künstler/Crew). Die Garderobe muss sauber, gut beheizt und abschließbar sein.
3. Der Club / Vertragspartner gewährleistet die Sicherheit des Künstlers und seiner Begleitung bzw. Betreuung für die Länge der Veranstaltung. Veranstalter verpflichtet sich dafür Sorge zu tragen, daß die von Künstler mitgebrachten Tonträger und sonstigen Gerätschaften in der Zeit vor und während der Veranstaltung in einen abschließbaren Raum untergebracht werden können. Bei Diebstahl oder Beschädigung haftet der Veranstalter verschuldensunabhängig in vollem Umfange gegenüber dem Künstler. Siehe hierzu auch die Regelung unter § 6 / Ziffer 6 des Vertrages.
§ 5 Ausfallentschädigung
1. Im Falle höherer Gewalt, einschließlich behördlicher Maßnahmen, Streiks, Betriebsstörungen, Ausfall bzw. Verspätung von öffentlichen Verkehrsmitteln und aller sonstigen, von Künstlern nicht verschuldeten Umstände, die die Gestellung von Künstlern oder der Technik unmöglich machen oder übermäßig erschweren und weder durch Verschulden der Künstler noch das des Clubs / Vertragspartners eingetreten sind, entbinden Künstler von ihren vertraglichen Verpflichtungen. Ansprüche jeder Art gegen die Künstler können daraus nicht geltend gemacht werden. In diesem Fall entfällt die Auftrittspflicht des verhinderten Künstlers sowie die anteilige Vergütungspflicht des Veranstalters nach § 2 dieses Vertrages. Die Agenturprovision bleibt hiervon unberührt und ist nicht rückzahlbar, unabhängig vom Zeitpunkt der Absage. Sie ist bereits verdient und fällig bei Vertragsabschluss.
Wenn es aus Gründen höherer Gewalt für den Künstler nicht möglich war sein Flug/Bahn-Ticket zu lösen und das Ticket nicht mehr stornierbar war, entbindet das Agentur oder Künstler auch von jeglichen Schadensansprüchen von Seiten des Veranstalters. Falls der Veranstalter es wünscht, verpflichtet sich der Künstler zu einem Ersatztermin zu den Konditionen des vorliegenden Vertrages. Allerdings sind Kosten für Reise, Hotel, Catering erneut vom Veranstalter zu tragen.
2. Ist ein Künstler durch Krankheit verhindert, so ist dies dem Club / Vertragspartner unverzüglich mitzuteilen und auf Verlangen von Veranstalter durch ärztliches Attest nachzuweisen. In diesem Fall entfällt die Auftrittspflicht des verhinderten Künstlers sowie die anteilige Vergütungspflicht des Veranstalters nach § 2 dieses Vertrages. Vom Veranstalter bereits gezahlte Reisekosten (Flüge etc.) können nicht zurückerstattet werden. Falls der Veranstalter es wünscht, verpflichtet sich der Künstler zu einem Ersatztermin zu den Konditionen des vorliegenden Vertrages. Allerdings sind Kosten für Reise, Hotel, Catering erneut vom Veranstalter zu tragen.
3. Entfällt der Auftritt durch Verschulden der Künstler, sind diese zum Ersatz des nachgewiesenen Schadens, maximal bis zur Höhe der Vergütungen nach § 2 dieses Vertrages verpflichtet. Dies gilt nicht, wenn das Entfallen des Auftritts dem Club / Vertragspartner mindestens 56 Tage (8 Wochen) vor dem Veranstaltungsdatum bekannt wird. Alle Bereits geleistete Vorauszahlungen nach § 2 dieses Vertrages müssen an den Club / Vertragspartner zurückbezahlt werden.
4. Bei Nichtzustandekommen des Auftritts – ganz oder teilweise und unabhängig vom Grund der Absage – teilt der Club / Vertragspartner dies der Agentur unverzüglich schriftlich an die oben genannte Fax-Nummer mit. Geschieht die schriftliche Absage bis 56 Tagen vor dem Veranstaltungsdatum, gilt der Vertrag als einvernehmlich aufgelöst. Nach diesen 56 Tagen (8 Wochen) bis zu einem Zeitpunkt von 42 Tagen (6 Wochen) vor dem Veranstaltungsdatum, zahlt der Veranstalter eine Ausfallentschädigung in Höhe von 50 % der in § 2 aufgeführten Vergütungen und Kosten. Nach diesen 42 Tagen zahlt der Veranstalter eine Ausfallentschädigung in Höhe von 100 % (i.W.: einhundert v.H.).
Die Agenturprovision bleibt hiervon unberührt und ist nicht rückzahlbar , unabhängig vom Zeitpunkt der Absage. Sie ist bereits verdient und fällig bei Vertragsabschluss.
Unabhängig vom Zeitpunkt der Absage trägt der Club / Vertragspartner außerdem die anfallenden Stornogebühren für Flugtickets, Hotelbuchungen und sonstigen Aufwendungen. Ersparte Aufwendungen der Künstler werden abgezogen. Weitere Schadensersatzansprüche bleiben hiervon unberührt. Auf sie wird die Ausfallentschädigung allerdings mindernd angerechnet.
5. Verpflichtungen des Künstlers bei Funk-, Film- oder Fernsehterminen, die sich mit dem vereinbarten Termin des Auftrittes überschneiden, entbinden den Künstler aus diesen vertraglichen Verpflichtungen, sowie der Funk- Film- oder Fernsehtermin bis zu 14 Tage vor dem Termin des Auftrittes schriftlich bekannt wird. Bereits geleistete Vorauszahlungen nach § 2 dieses Vertrages müssen an den Club / Vertragspartner zurückbezahlt werden. Vom Veranstalter bereits gezahlte Reisekosten (Flüge etc.) können nicht zurückerstattet werden. Falls der Veranstalter es wünscht, verpflichtet sich der Künstler zu einem Ersatztermin zu den Konditionen des vorliegenden Vertrages. Allerdings sind Kosten für Reise, Hotel, Catering erneut vom Veranstalter zu tragen.
§ 6 Sonstiges
1. Künstler + Agentur versichern, daß Künstler innerhalb einer Zeit von 28 Tagen vor der Veranstaltung und 21 Tagen nach der Veranstaltung bei keinem anderen Veranstalter am Veranstaltungsort (+50 km) mit Darbietungen gemäß dieses Vertrages auftreten wird.
2. Der Club / Vertragspartner verpflichtet sich, Engagementangebote oder Nebenabreden zum bestehenden oder für zukünftige Bookings nicht an den Künstler selbst zu richten, sondern ausschließlich nur an Agentur.
3. Der Club / Vertragspartner verpflichtet sich, Agentur rechtzeitig darüber in Kenntnis zu setzen, wenn sich das Konzept der Veranstaltung oder das Line-up in irgendeiner Weise ändert.
4. Die künstlerische Gestaltung der Performance bleibt ausschließlich dem Künstler vorbehalten.
Mitschnitte und Aufzeichnungen in jeglicher Form bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung des Künstlers od der Agentur. Der Künstler selbst oder die Künstlercrew haben das Recht den Auftritt für Promotionzwecke zu filmen und das Material auszuwerten (Youtube etc). Der Veranstalter hat das Publikum vorsorglich darauf hinzuweisen das man auf der Veranstaltung im Zuge des öffentlichen Ereignisses mit dem Künstler mitgefilmt werden könnte.
5. Alle behördlichen Genehmigungen für die Veranstaltung werden vom Veranstalter erbracht, einschließlich Feiertagsregelungen etc. Dies schließt auch die Genehmigung durch die zuständige Urheberrechts-Verwertungsgesellschaft (in Deutschland GEMA) ein.
6. Der Club / Vetragspartner schließt für die Veranstaltung die erforderlichen Versicherungen ab, insbesondere eine Haftpflichtversicherung für Personenschäden und Sachschäden. Von Aufbaubeginn bis Abbauende haftet der Veranstalter in voller Höhe für etwaige Schäden – auch durch Dritte – an von Künstlern mitgebrachten Dingen, insbesondere an mitgebrachten Tonträgern etc. Der Veranstalter stellt die Agentur sowie die Künstler von jeder Haftung frei.
7. Der Club / Vetragspartner führt im eigenen Namen, auf eigene Rechnung und auf eigene Kosten die Veranstaltung durch. Ihm obliegt die Abführung etwaiger Steuern und sonstiger Abgaben (z.B. Künstlersozialabgabe) sowie die Zahlung von Gebühren für die Aufführung urheberrechtlich geschützter Werke an Verwertungsgesellschaften (in Deutschland an die GEMA). Die hier in diesem Vertrag vereinbarten Künstler- und Agenturgagen sowie Reise-, und Hotel-, oder auch Visakosten bleiben von Steuerabzügen von Seiten des Veranstalters unberührt. Dem Club / Vertragspartner / Veranstalter obliegt auch die Meldung der Veranstaltung bzw. der an den Künstler erbrachten Zahlungen an sein zuständiges Finanzamt / bzw. Steuerbehörde.
8. Für das Vertragsverhältnis gilt deutsches Recht. Änderungen und Ergänzungen dieses Vertrages bedürfen zu ihrer Gültigkeit der Schriftform, auf die weder mündlich noch konkludent verzichtet werden kann. Erfüllungsort ist der Veranstaltungsort. Gerichtsstand – soweit gesetzlich zulässig – ist der jeweilige Firmensitz von Agentur. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein, so soll der Vertrag im übrigen dennoch gültig bleiben. Die Parteien werden in diesem Fall die unwirksamen durch den Gesamtzweck dieses Vertrages entsprechende gültige Bestimmungen ersetzen.
9. Der Künstler solle das exklusive Recht, aber nicht die Verpflichtung, zum Verkauf von , Poster, T-Shirts, CD's und anderen Merchandising Artikeln haben. Das daraus eingenommene Geld gehört ausschliesslich dem Künstler.
10. Der Club / Vetragspartner verpflichtet sich für Künstler / Agentur eine Gästeliste für mindestens 10 Personen bereitzustellen (Freier Eintritt)
11. Club / Vetragspartner verpflichtet sich zur Geheimhaltung der innerhalb dieses Vertrages vereinbarten Gagenhöhe und sonstigen Vertragsinhalte.
12. Ein Exemplar des vom Veranstalter unterzeichneten / gegengezeichneten Vertrages ist unverzüglich per Fax, E-Mail oder auch per Post an die Agentur zurückzusenden. Ansonsten behält sich Agentur vor das Angebot / den Vertrag zurückzuziehen, bzw. zu stornieren.
§ 7 Hospitality & Technical Rider
1. Der Club / Veranstalter / Vertragspartner bestätigt den „Hospitality & Technical Rider" zur Kenntnis genommen zu haben. Dieser Anhang enthällt detaillierte Angaben (identisch zum Vertrag) des Künstlers zur Bereitstellung von Technik und Verpflegung. Versäumnisse bei der Bereitstellung dieser Dinge können zu einer kompletten Absage der Veranstaltung von Seiten des Künstlers führen.
Beide Vertragspartner erklären sich bei einer möglichen Zusammenarbeit mit dem Inhalt des Vertrages voll einverstanden.